KI-Telefonassistenten für den deutschen Mittelstand

Dein Telefon läuft nebenbei. Du bleibst bei der Arbeit.

Vocela baut dir einen KI-Telefonassistenten, der rund um die Uhr abnimmt, Fragen beantwortet und Termine bucht — direkt in deinem System, ohne dass du eine Zeile Code anfasst.

Kostenloses Erstgespräch buchen Wie es funktioniert ↓

Eingehender Anruf

Dein Team ist gerade nicht erreichbar

Anliegen erkannt: Terminanfrage

Termin im Kalender gebucht

Bestätigung an dich gesendet

Das Problem

Telefonieren kostet dich mehr Zeit, als du denkst.

Jedes Klingeln reißt dich aus dem, was du gerade tust — aus der Behandlung, von der Baustelle, aus dem Kundengespräch. Du verlierst Fokus, manchmal auch die Anfrage selbst. Ein Callcenter zu engagieren, ist oft auch keine Lösung: unpersönlich, inkonsistent, und du weißt nie genau, was am Telefon eigentlich gesagt wird.

Unterbrechung

Jeder Anruf reißt dich aus der eigentlichen Arbeit — und aus der Qualität, die du eigentlich liefern willst.

Inkonsistenz

Ohne festen Prozess beantwortet jeder Anruf anders, je nachdem wer gerade rangeht.

Externe Lösungen

Callcenter und Vertretungen sind teuer und oft nicht wirklich zuverlässig.

Die Lösung

Ein digitaler Mitarbeiter am Telefon, der nie krank wird.

Der Assistent ergänzt dein Team, statt es zu ersetzen. Deine Mitarbeiter haben immer Vorrang — er übernimmt nur, wenn wirklich niemand abnehmen kann.

Anruf kommt rein

Dein Telefon klingelt wie gewohnt zuerst bei dir. Erst wenn niemand abnimmt, übernimmt der Assistent — kein Umbau deiner bestehenden Nummer nötig. Er ersetzt dich nicht, er fängt nur das auf, was sonst gar nicht beantwortet würde.

Der Assistent versteht das Anliegen

Er beantwortet die häufigsten Fragen direkt, bucht Termine in deinem bestehenden Kalender- oder Praxissystem oder nimmt eine Nachricht auf. Kein Roboter-Singsang — er spricht natürliches Deutsch und wird auf deine Begriffe und deinen Ton abgestimmt.

Du behältst die Übersicht

Jede Buchung landet automatisch im System, jede wichtige Nachricht per Mail oder SMS bei dir — ohne zusätzlichen Aufwand für dich.

Persönlicher Kontakt bleibt bei dir: Die Beratung, das Vertrauen, das Verkaufsgespräch — das bleibt komplett deins. Der Assistent übernimmt nur Standardanfragen und Terminbuchungen, die sonst unbeantwortet blieben.

Für wen

Gebaut für Branchen mit vollen Terminkalendern.

Vocela entwickelt jeden Assistenten individuell für den Alltag deiner Branche — nicht als generische Standardlösung.

Handwerksbetriebe

Anfragen entgegennehmen, während du auf der Baustelle bist.

Arztpraxen

Termine buchen, während dein Team am Empfang beschäftigt ist.

Kosmetikstudios

Buchungen aufnehmen, während du am Kunden arbeitest.

Gastro & Hotellerie

Reservierungen entgegennehmen, auch wenn der Service läuft.

Warum keine Standardlösung

Günstige Bots kennen deinen Betrieb nicht. Ich schon.

Es gibt Anbieter, die dir einen Chatbot für ein paar Euro im Monat verkaufen. Der ist günstiger — kennt aber deine Terminarten nicht, deine Ausnahmen nicht, dein System nicht. Am Ende beantwortet er Standardfragen und leitet den Rest weiter, ohne wirklich zu helfen.

Ich baue jeden Assistenten exakt für deinen Betrieb — wie einen neuen Mitarbeiter, nur ohne Krankheitstage, Urlaub oder Fluktuation, und deutlich günstiger. Und die Zusammenarbeit endet nicht mit dem Go-Live: Ich betreue den Assistenten weiter und passe ihn laufend an deinen Alltag an, statt ihn einmal zu bauen und dann sich selbst zu überlassen.

✓ Weiterleitung an dich oder dein Team

✓ Eintrag direkt in dein CRM oder Praxissystem

✓ Individuelle Terminarten & Ausnahmeregeln

✓ Mehrsprachigkeit, wenn du sie brauchst

Über mich

Ich bin Marius, Gründer von Vocela.

Digital Marketing ist mein fachlicher Hintergrund — in den letzten 3,5 Jahren habe ich in Software-Unternehmen eng mit Kunden zusammengearbeitet, um technische Lösungen für ihre Probleme zu finden. Mich fasziniert seitdem, wie viel sich mit den richtigen Tools automatisieren lässt, ohne unpersönlich zu wirken.

Auf die Idee zu Vocela bin ich nicht im Büro gekommen, sondern in Gesprächen mit Freunden — Handwerkern, Ärzten —, die mir alle dasselbe erzählt haben: Das Telefon raubt ihnen den Tag, und günstige Alternativen wie Callcenter waren meist enttäuschend.

Mit meiner Erfahrung im Umgang mit Software und einer gezielten Weiterbildung im Bereich KI-Sprachassistenten baue ich Vocela als spezialisierte Agentur auf: keine Standardlösung von der Stange, sondern ein Assistent, der wirklich zu deinem Betrieb, deinem Ablauf und deinen Systemen passt.

Ich betreue aktuell eine kleine, ausgewählte Zahl an Pilotprojekten — bewusst, damit jeder Assistent so sorgfältig gebaut wird, wie ich es selbst erwarten würde.

— Marius Derkum, Köln

Vertrauen & Sicherheit

Klare Regeln statt Blackbox.

Angemeldetes Gewerbe

Vocela ist ein angemeldetes Gewerbe mit Sitz in Köln — kein anonymes Online-Tool.

DSGVO-konform

Datenverarbeitung nach deutschem und europäischem Recht, mit klaren Verantwortlichkeiten.

Transparente KI

Der Assistent gibt sich zu Beginn jedes Anrufs klar als KI zu erkennen — gemäß EU AI Act.

Häufige Fragen

Was Betriebe uns am häufigsten fragen.

Klingt das wirklich menschlich, oder merkt man sofort, dass es eine KI ist?

Der Assistent spricht natürliches Deutsch, wird auf deinen Wortschatz und deine Fachbegriffe abgestimmt und stellt sich laut EU AI Act zu Beginn jedes Gesprächs kurz als KI vor. Die meisten Anrufer merken das kaum — im Fokus steht, dass ihr Anliegen schnell und richtig bearbeitet wird, nicht dass jemand getäuscht wird.

Verliere ich dadurch den persönlichen Kontakt zu meinen Kunden?

Nein. Der Assistent ist bewusst als Rückfallebene gebaut: Dein Telefon klingelt zuerst bei dir, er übernimmt nur, wenn wirklich niemand rangehen kann. Beratung, Vertrauensaufbau und persönliche Gespräche bleiben komplett bei dir.

Wie viel technischer Aufwand kommt auf mich zu?

So gut wie keiner. Ich richte den Assistenten für dich ein, verbinde ihn mit deinem bestehenden Kalender- oder Praxissystem und stimme Ton, Ablauf und Inhalte gemeinsam mit dir ab. Du musst weder Code schreiben noch neue Software lernen.

Ist das Ganze DSGVO-konform?

Ja. Die Datenverarbeitung läuft nach deutschem und europäischem Recht, mit klaren Verantwortlichkeiten und Verträgen mit allen eingesetzten Anbietern. Der Assistent weist sich zudem in jedem Gespräch als KI aus, wie es der EU AI Act vorschreibt.